Política de Tratamiento de Datos Personales

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia. La versión en español es la versión oficial y prevalece.

Última actualización: 31 de mayo de 2026 · Entrada en vigencia: 31 de mayo de 2026

1. Identificación del Responsable del tratamiento Decreto 1377, art. 13(1)

AI for Nonprofits LLC — sociedad de responsabilidad limitada (LLC) constituida en Florida, EE. UU.

• Domicilio: 7901 4th St N, Ste 300, St. Petersburg, FL 33702, EE. UU.
• Marca / sitio: AI4Colegios.
• Contacto para protección de datos: [email protected] · WhatsApp +57 322 968 5306
• Sin domicilio en Colombia.

2. Datos personales que recolectamos principio de finalidad · Ley 1581, art. 4(b)

A través del formulario de postulación recolectamos únicamente los datos necesarios para esa finalidad:

• Nombre del colegio; ciudad y país.
• Nombre y cargo de la persona de contacto.
• WhatsApp y correo electrónico.
• Quién nos refirió (opcional) y un mensaje libre (opcional).

No recolectamos datos sensibles ni datos de menores a través de este formulario.

3. Finalidad del tratamiento Decreto 1377, art. 13(2)

Tratamos estos datos únicamente para: (i) evaluar la postulación del colegio a la misión-piloto sin costo de AI4Colegios; (ii) comunicarnos con la persona de contacto sobre la postulación y los próximos pasos; y (iii) atender las consultas y reclamos que el titular nos dirija. No tratamos los datos para fines distintos ni los vendemos a terceros.

4. Autorización Ley 1581, art. 9 · Decreto 1377, arts. 7–8

La autorización del titular es previa, expresa e informada, y se otorga al enviar el formulario y marcar la casilla de aceptación. Como prueba de la autorización (Decreto 1377, art. 8) conservamos el registro de la postulación enviada —incluida la marca de aceptación y la fecha— durante el período indicado en el apartado 8.

5. Derechos del titular Ley 1581, art. 8

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando proceda.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

6. Procedimiento y plazos para consultas y reclamos Ley 1581, arts. 14–15 · Decreto 1377, art. 13(5)

Canal de atención: [email protected] · WhatsApp +57 322 968 5306. Persona/área responsable de las peticiones: Paul Amador (Decreto 1377, art. 13(4)).

• Consultas: atendidas en máximo diez (10) días hábiles; si no es posible, se informa y se atiende en máximo cinco (5) días hábiles adicionales (art. 14).
• Reclamos: atendidos en máximo quince (15) días hábiles; si no es posible, se informa y se resuelve en máximo ocho (8) días hábiles adicionales; un reclamo incompleto se marca “en trámite” en ≤2 días hábiles (art. 15).

7. Seguridad de la información Ley 1581, art. 4(g) y art. 17

Aplicamos medidas razonables, técnicas y organizativas, para proteger los datos contra el acceso, uso, alteración o divulgación no autorizados. El formulario se transmite por conexión cifrada (HTTPS) y se almacena en una base de datos privada de AI4N —no pública—, y el acceso se limita a las personas que evalúan la postulación. Ninguna medida garantiza una seguridad absoluta, pero las mantenemos de forma continua.

8. Almacenamiento y conservación finalidad · Ley 1581, art. 4(b)/(d)

Conservamos los datos de la postulación únicamente hasta que se decida la postulación del colegio y por seis (6) meses adicionales, tras lo cual los eliminamos. Las postulaciones se almacenan en una base de datos de AI4N (Cloudflare D1; véase el apartado 9); este plazo se aplica a ese registro y a cualquier copia que llegue a nuestro entorno de correo y documentos.

9. Encargados y transferencias internacionales Ley 1581, art. 26 · Decreto 1377, art. 25 · transparencia art. 13

Para prestar el servicio, los datos pueden ser tratados por encargados y alojados fuera de Colombia:

• Alojamiento, red/CDN y almacenamiento del formulario: Cloudflare, Inc. (EE. UU. / red global) — el sitio se publica con Cloudflare Pages y se entrega desde su red mundial; además, las postulaciones enviadas se almacenan en una base de datos Cloudflare D1 en la cuenta de AI4N (región EE. UU.). Se conservan únicamente los campos del formulario más la fecha y hora del envío; no se registran la dirección IP ni el navegador (minimización, Ley 1581, art. 4). Todo bajo el DPA de Cloudflare.
• Correo y documentos (operación de AI4N): Google LLC — Google Workspace (EE. UU.) — el entorno de correo ([email protected]) y de documentos (Drive) donde AI4N recibe las notificaciones de las postulaciones y gestiona la comunicación con los postulantes; bajo el DPA de Google Workspace.

Como estos encargados se encuentran en Estados Unidos, los datos del formulario se transfieren fuera de Colombia. Esta transferencia internacional se realiza con la autorización previa, expresa e informada del titular —otorgada al enviar el formulario (apartado 4)— conforme a la Ley 1581 de 2012, artículo 26. Solo enviamos los datos a los encargados indicados, por contrato escrito y únicamente para las finalidades del apartado 3.

Esta política no afirma que AI4N esté sujeta al RGPD como Responsable; describe la cadena de tratamiento con exactitud.

10. Vigencia Decreto 1377, art. 13(6)

Esta política entra en vigor el 31 de mayo de 2026, fecha de su publicación. Las bases de datos estarán vigentes mientras subsista la finalidad del tratamiento.

Última actualización: 31 de mayo de 2026 · Entrada en vigencia: 31 de mayo de 2026