Cómo funciona Preguntas
Nuestro colegio fundador: Institución Educativa Diocesano El Rosario

Su colegio, más al día, con menos trabajo.

Recordatorios y un enlace de pago por WhatsApp para que las familias paguen a tiempo. Conectamos los sistemas que su colegio ya usa, sin reemplazar sus sistemas, y su oficina lleva todo desde una sola pantalla.

Más al día, menos mora Sin reemplazar sus sistemas Conforme a la Ley 1581
Pruébelo ahora Vea cómo funciona, 90 seg
Nada que cambiar. Su dinero se queda en su sistema financiero.
Datos de demostración
Conforme a la ley colombiana

Construido en torno a las normas que un colegio debe cumplir:

protección de datos datos de los niños ciberseguridad facturación electrónica
8 normas · el marco completo
Ley 1581/2012 Decreto 1377/2013 Decreto 1074/2015 Decreto 886/2014 Ley 1098/2006 Ley 1273/2009 DIAN Res. 000165/2023 DIAN Res. 000227/2025
Diseñado para alinearse con ellas; no garantiza el cumplimiento.
Ver el detalle, punto por punto
Lo que vivimos todos los días

Sus sistemas no se hablan y la comunicación se pierde. Su oficina termina uniéndolo todo, a mano o saltando entre varios sistemas.

Por un lado, las cuentas: el sistema académico, el contable y el banco guardan cada uno su parte, y unirlas queda en su oficina, a mano. Por el otro, las razones y los avisos: docentes, familias y oficina se mandan a decir las cosas por WhatsApp suelto, por circulares sueltas o de palabra, sin que quede un registro común, y todo depende del canal de cada quien, y muchas veces la oficina ni se entera. Ya sea una secretaria en un colegio pequeño o una oficina de cartera en uno grande, el trabajo repetido es el mismo.

Estén o no conectados sus sistemas, lo que queda en el medio termina en su oficina. El costo de tenerlo separado: doble trabajo, información regada, razones y avisos que nadie anota y una cartera que se atrasa sin que nadie lo note a tiempo.

AcadémicoContableBancoDocentesFamilias??Su oficina
AcadémicoContableBancoDocentesFamiliasSu oficina
toque para cambiar
Hoy · separado
  • Lo que no cuadra
  • Avisos que se pierden
  • Cartera atrasada
El mismo trabajo, una y otra vez.
Con AI4Colegios
  • Todo cuadra
  • Queda por escrito
  • Usted decide
Conectado, con usted al mando.

Conectamos los pagos y los avisos, y todo queda por escrito para la oficina. Lo académico (las notas, el PEI y la clase de sus docentes) no se toca.

El sistema reconoce lo que se repite en su colegio. Por ejemplo, cuando una familia cumple un mes en mora, le prepara el recordatorio ya redactado para que usted solo lo apruebe. Nunca actúa solo: usted decide, y solo sobre los pagos y la comunicación. Así su mismo equipo, sin contratar a más gente, dedica el tiempo a decidir y a las familias, no a llenar a mano los huecos entre sus sistemas.

Lo que hacemos

Usted mantiene sus sistemas tal como están. Nosotros los conectamos.

No le pedimos cambiar de plataforma ni mover su información a otro lado. Construimos el puente entre las herramientas que su colegio ya eligió.

Su sistema académico
Conserva, intacto
¿Qué pasa con él?
Sus matrículas y notas siguen donde están. No las movemos.
Su sistema financiero
Conserva, intacto
¿Qué pasa con él?
Su cartera, su contabilidad y su facturación siguen en su sistema de siempre.
Su banco
Conserva, intacto
¿Qué pasa con él?
Nada cambia en cómo recibe los pagos de las familias.
Gana
Enlace de pago por WhatsApp
Los recordatorios llegan a las familias donde ya están, con un enlace de pago en un toque, para que más paguen a tiempo y su flujo de caja se sostenga más estable.
Tono amable Pago en un toque Flujo más estable
Datos de demostración
Gana
Adiós al doble registro
El doble registro entre sus sistemas, ya sea en Excel y papel o entre varias plataformas que no se hablan, se convierte en un solo registro limpio, que se consulta en un solo lugar.
Las herramientas que usted ya usa

Nos conectamos con las herramientas que su colegio ya usa con confianza.

También sirve si todavía lleva todo en Excel o en papel.

Su colegio
Sus sistemas de siempre
Sistema académico
Notas y matrículas
La identidad del estudiante y la familia se queda donde el colegio ya la maneja.
SINAI
sistemas académicos (como SINAI, Q10)
¿Por qué lo conservamos?
La identidad del estudiante y la familia se queda donde el colegio ya la maneja.
Sistema financiero
Cartera y facturación DIAN
El dinero y las facturas DIAN se quedan en su sistema financiero, siempre.
ClausERP
sistemas contables (como ClausERP, Alegra)
¿Por qué lo conservamos?
El dinero y las facturas DIAN se quedan en su sistema financiero, siempre.
Banco
Recaudo de pagos
Las familias siguen pagando exactamente como hoy.
Bancolombia
¿Por qué lo conservamos?
Las familias siguen pagando exactamente como hoy.

Pase el cursor o toque una tarjeta para ver por qué la conservamos.

AI4Colegios
Sistemas unificados
Su colegio, en un solo lugar.
WhatsApp
Avisos a las familias
Es donde las familias ya están, avisos amables y un enlace de pago.

Estas son herramientas que usamos y con las que nos conectamos, no son patrocinios ni respaldos de dichas empresas. Cada logo y marca pertenece a su respectivo titular.

La solución

El Libro de Pago Digital

Una sola pantalla
Libro de Pago Digital, vista de ejemplo con datos de demostración
Cinco sistemas distintos
Excel
Sistema académico
Sistema financiero
Banco
WhatsApp

Se ve y se siente familiar y sencillo, como una hoja de cálculo, pero registra el pago, genera el recibo y actualiza la cartera en una sola acción. Lo que antes pedía abrir cinco sistemas distintos, ahora es una sola pantalla. Su equipo no tiene que aprender un programa nuevo.

Buscar al estudiante Ver el saldo y el historial de pago Registrar el pago Generar el recibo (PDF + WhatsApp)
El Libro (sencillo, como una hoja de cálculo) Por Estudiante Tablero de cartera

Tres vistas, un mismo flujo: el Libro, Por Estudiante (cuando un acudiente llega a pagar) y un Tablero de cartera para la dirección.

La meta del programa fundador

A dónde queremos llegar con El Rosario

La meta que nos proponemos con nuestro colegio fundador, la Institución Educativa Diocesano El Rosario.

Meta
De ~27 h a menos de 5

Horas de oficina por semana · unas 22 devueltas

Meta
Del 60% al 90%+

Familias al día, en cuatro meses, con recordatorios y pago por WhatsApp

Meta
Mora a la mitad

Los días de cartera atrasada se reducen a la mitad

Meta
De 5 a 1

De varios sistemas a un solo registro

El Rosario es nuestro colegio fundador, esta es la meta que construimos juntos.

Una estimación, con sus números

¿Cuánto tiempo toma registrar y cuadrar los pagos?

Ponga los números de su colegio y vea las horas que toma en un año. Ese es tiempo que su oficina puede devolver a los niños.

  • Y los recordatorios por WhatsApp ayudan a las familias a pagar a tiempo.
  • Su oficina registra el pago en un solo paso.
  • Conecta los sistemas que ya usa, sin reemplazar sus sistemas.
Cuéntenos de su colegio
16
20
1.067horas al año (estimado)
en registrar y cuadrar pagos · cerca de 27 horas cada semana
Con AI4Colegios, eso pasa a ser un solo paso.
Cuéntenos de su colegio

Una estimación con sus propios números. El «después» es un solo paso, no una promesa de ahorro.

Cómo empezamos

Empezamos por su mayor problema, no por un plan fijo.

Primero escuchamos. Empezamos por su mayor dolor, porque resolverlo primero hace que todos en el colegio le vean el provecho enseguida, un paso a la vez. Elija el suyo y vea el camino.

Toque su problema y vea su camino.

Su problema
Los pagos llegan tardeEl mismo dato, varias vecesHerramientas que ya paga, sin conectarLas familias no tienen un lugar claro para ver y pagarMensajes sueltos por WhatsApp, sin un registro comúnSu caso específico
Empezamos aquí
El Libro de Pago Digital, recordatorios por WhatsApp y una cartera al día.Conectamos su banco, su sistema contable (DIAN) y sus registros: se digita una sola vez.Hacemos que los sistemas que ya tiene trabajen juntos, sin reemplazar sus sistemas.Una vista para la familia: saldo, pago por enlace, historial y recibo, por WhatsApp.Un solo lugar para los avisos del colegio, con registro.Empezamos escuchando y lo diseñamos a su medida. Cuéntenos su caso
Paso a paso
Conectamos los sistemas que usted ya usa, de a poco, a su ritmo.
Un solo sistema
Su mismo equipo, mucho más capaz. Mejores herramientas, no otro programa que aprender. Lo académico sigue siendo suyo, intacto.

Empiece por la primera solución o siga, a su ritmo, hasta unificarlo todo. Esta ruta se ajusta a lo que su colegio nos diga.

La oferta

Abrimos cupo para tres colegios fundadores.

Un programa fundador de 30 días, a su ritmo, que reúne la cartera y el día a día del colegio en un solo lugar, a cambio de construirlo juntos y de ser un colegio fundador de referencia. Conectamos los sistemas que ya usa, sin migración. Sin compromiso: usted decide si tiene sentido para su colegio. Beta cerrada, por aplicación, pocos colegios a la vez. Cupos limitados · cohorte fundadora · invitación a aplicar.

Su colegio aporta
Construirlo juntos, a su ritmo
Ser un colegio fundador de referencia
a cambio
Y recibe
La cartera y el día a día en un solo lugar
Los sistemas que ya usa, conectados sin migración
Cuéntenos de su colegio
Quién está detrás

Una familia, no una empresa lejana.

La familia detrás de AI4Colegios · The family behind AI4Colegios
La familia detrás de AI4Colegios

Soy Paul, ingeniero de sistemas. Mi esposa es de aquí, y aquí estamos criando a nuestra familia. Durante tres años apoyamos los estudios de nuestra hija mayor en un colegio católico, y hoy nuestros dos hijos menores también estudian allí. Estamos cerca de ustedes y acompaño cada colegio en persona.

Llevo más de quince años haciendo una sola cosa: conectar los sistemas de las organizaciones sin reemplazarlos. He unificado la información de organizaciones en más de diez estados de Estados Unidos. Hoy hago lo mismo, con otras herramientas, para los colegios privados de Colombia.

Mi trabajo es sencillo de explicar: hacer que los sistemas que usted ya tiene por fin se hablen.

Paul Amador
Fundador · Arquitecto de sistemas con IA
Mi perfil en LinkedIn
El programa fundador

Abrimos el camino con una cohorte fundadora pequeña, por invitación, colegios que comparten nuestra forma de servir, que ayudan a dar forma al producto y se vuelven referencia fundadora.

1
Afinar el producto
2
Construir nuestra trayectoria
3
Pocos colegios a la vez, bien hecho
Referencia fundadora
Nuestro primer colegio
Diseñado y construido

Institución Educativa Diocesano El Rosario

Ayapel · Diócesis de Montelíbano
Caso
01

Diseñamos y construimos una solución de pagos hecha a la medida de los sistemas exactos del colegio: un libro de pago digital que se parece al archivo que la secretaría ya conocía, ahora sin doble registro y sin el Excel manual.

Ver el testimonio en video

Resultados medidos, pronto. La solución ya está diseñada, construida y entrando en uso en el colegio. En cuanto tengamos cifras medidas (tiempo ahorrado y cartera al día), las compartiremos aquí, con permiso del colegio.
Descargar el caso de estudio (PDF)
La visión

De un colegio, a una misión.

Construimos esto junto a la Institución Educativa Diocesano El Rosario, en Ayapel, nuestro colegio fundador. Un colegio abre el camino, y su ejemplo lleva lo mismo a más colegios privados, para que más comunidades protejan su tiempo, mantengan su cartera al día y fortalezcan su vínculo con las familias.

  • Protegen su tiempo , menos doble registro en la oficina.
  • Mantienen la cartera al día , con avisos amables y pago por WhatsApp.
  • Fortalecen el vínculo con las familias , una comunicación clara y cercana.
Diseñado en torno a su ley

Diseñado en torno a la ley que su colegio debe cumplir

Hicimos la tarea, en torno a las reglas que un colegio privado debe cumplir. Usted conserva su autoridad legal y pedagógica; nosotros ponemos la tecnología, diseñada para apoyar el cumplimiento, nunca para reemplazar su criterio.

Datos y responsabilidad
Habeas Data
Constitución art. 15 · Ley 1581 de 2012
Toda persona puede conocer, actualizar y rectificar sus datos. Los tratamos solo con autorización, para un fin claro y de forma segura.
Quién responde
Ley 1581/2012 · Decreto 1377/2013 · Decreto 1074/2015
El colegio es el Responsable; AI4Colegios, el Encargado, por delegación, bajo un Acuerdo de Manejo de Datos. Vigila la SIC. Diseñado conforme a la ley, no la garantiza.
Registro de bases
Decreto 886 de 2014 (RNBD) · SIC
El colegio (Responsable) registra sus bases ante la SIC. Apoyamos la preparación; nunca registramos por usted.
Protección
Datos de los niños
Ley 1581 arts. 6-7 · Ley 1098 de 2006
Protección especial: su interés superior, la autorización del representante legal y el derecho del menor a ser escuchado. Datos sensibles con acceso restringido.
Ciberseguridad
Ley 1273 de 2009
Protección de la información: cifrado, acceso restringido y un rastro de auditoría. Diseñado para proteger, no para garantizar.
Aviso de incidentes
Ley 1581 de 2012 · SIC
Si ocurre un incidente de seguridad, actuamos para contenerlo e informamos a quien corresponda, conforme a la Ley 1581. Diseñado para responder, no para garantizar que nunca ocurra.
Operación y aula
La ley educativa
Ley 115/1994 · Decreto 1290/2009 (SIEE)
Su PEI, su sistema de evaluación (SIEE) y sus registros siguen siendo su autoridad. No tocamos lo pedagógico.
Factura electrónica
DIAN · Resolución 000165 de 2023
Nos integramos con su facturación electrónica; la factura sigue con su proveedor. Facilitamos, no reemplazamos.
Comunicación responsable
Ley 2300 de 2023 · Ley 527 de 1999
Recordatorios en horario hábil, con opción de baja y sin saturar. Los comprobantes y avisos electrónicos tienen validez como mensajes de datos.

Marco legal completo: Constitución art. 15 · Ley 1581 de 2012 · Decreto 1377 de 2013 · Decreto 1074 de 2015 · Decreto 886 de 2014 (RNBD) · Ley 1273 de 2009 · Ley 1098 de 2006 · Ley 115 de 1994 · Decreto 1290 de 2009 · Ley 2300 de 2023 · Ley 527 de 1999 · factura electrónica DIAN (Resolución 000165 de 2023, compilada en 000227 de 2025) · vigilancia: SIC. Diseñado para alinearse con estas normas, no garantiza el cumplimiento.

Con cada colegio firmamos un Acuerdo de Manejo de Datos (Responsable / Encargado, los datos que se tratan y los derechos del titular), conforme a la Ley 1581, disponible a solicitud.

El colegio conserva la responsabilidad legal. Vea cómo protegemos los datos →

Conózcalo en video

El sistema, explicado en videos cortos

Videos para conocer el sistema, tutoriales por proceso, una serie sobre el cumplimiento y otra sobre comunicación responsable, en español.

Video 01, Un solo sistema para todo el colegio

Un solo sistema para todo el colegio

Visión general: qué es y cómo todo se conecta, por fases.

Video 02, Sus datos, conforme a la leySus datos, conforme a la leyConfianza: cómo cuidamos los datos de los niños (Ley 1581).
Video 03, Respetamos la ley educativaRespetamos la ley educativaEntendemos su ley y respetamos su autoridad pedagógica.
Video 08, ¿Por qué es sin costo?¿Por qué es sin costo?Hoy es una misión piloto: lo construimos con los colegios fundadores, sin costo.
Video 09, ¿Dónde viven los datos de su colegio?¿Dónde viven los datos de su colegio?Sus datos operativos se tratan en Colombia; el colegio es el Responsable.
Video 10, Cómo nos conectamos, sin romper nadaCómo nos conectamos, sin romper nadaCon permiso y por donde cada sistema ya permite; leemos primero, no reemplazamos.
Video 04, Cómo se registra un pago

Cómo se registra un pago

Un pago en 30 segundos: medio, concepto y recibo.

Video 05, La cartera, por WhatsAppLa cartera, por WhatsAppFiltrar por grado o mora y enviar el enlace de pago.
Video 06, Matrículas en líneaMatrículas en líneaRenovar el cupo sin papelitos, desde el celular.
Video 07, El portal de familiasEl portal de familiasCada acudiente consulta su estado sin venir a la oficina.
Video 11, Buscar al estudiante y ver su historialBuscar al estudiante y ver su historialBusque al estudiante, vea saldo e historial, registre el pago y genere el recibo.
Video 12, El tablero de cartera para la direcciónEl tablero de cartera para la direcciónAl día vs en mora, filtre por grado, y envíe un recordatorio que usted aprueba.
Serie de cumplimiento, Quién responde por los datos

Quién responde por los datos: usted y nosotros

Responsable y Encargado: quién decide y quién ejecuta, y el Acuerdo de Manejo de Datos.

Serie de cumplimiento, Protección de datos, Ley 1581Protección de datos: lo esencial de la Ley 1581Autorización, finalidad, los derechos del titular y el registro ante la SIC.
Serie de cumplimiento, Los datos de los niñosLos datos de los niños, con protección especialInterés superior, autorización del representante legal y acceso restringido.
Serie de cumplimiento, Ciberseguridad y buen manejoCiberseguridad y buen manejoCómo se ve un manejo de datos seguro y responsable (Ley 1273).
Serie de cumplimiento, Factura electrónica DIANFactura electrónica DIAN: dónde encajamosNos integramos; la factura sigue con su proveedor. Facilitamos, no reemplazamos.
Serie de cumplimiento, Sus derechos como titularSus derechos como titular: cómo responderLos cinco derechos (conocer, actualizar, rectificar, suprimir, revocar) y los plazos de respuesta.
Comunicación responsable, Cuándo le escribimos

Cuándo le escribimos: horarios y respeto

Horario hábil, sin saturar y un solo canal por semana (Ley 2300).

Comunicación responsable, Usted elige el canalUsted elige el canalUsted autoriza WhatsApp, SMS, correo o llamada, y puede darse de baja cuando quiera.
Comunicación responsable, Recordatorio no acosoRecordatorio, no acosoSin contactar referencias y sin presión: la confianza de un colegio (Ley 1480).
Comunicación responsable, Un mensaje que valeUn mensaje que vale (Ley 527)Los comprobantes y avisos electrónicos tienen validez legal.
Comunicación responsable, Si su WhatsApp falla igual le llegaSi su WhatsApp falla, igual le llegaVarios canales con su permiso, y por WhatsApp le llega aunque su línea esté suspendida.
Comunicación responsable, Siempre el mismo número del colegioSiempre el mismo número del colegioNunca números cambiantes: usted siempre sabe que es su colegio.
Preguntas frecuentes

Respuestas por tema

Para el rector, la oficina, las familias, su abogado y su área de sistemas.

Para el rector y la oficina

¿Tengo que cambiar de sistema?
No. Su colegio conserva su sistema académico, su sistema financiero y su banco. Nosotros solo los conectamos.
¿Con qué sistemas se conecta?
Con los que su colegio ya usa: su sistema académico (como SINAI), su sistema financiero (como ClausERP), su banco y WhatsApp. Se conecta a ellos; no los reemplaza.
¿Los proveedores lo autorizaron? ¿Puede dañar lo que ya funciona?
Nos conectamos con el permiso del colegio y por los puntos de conexión que cada sistema ya ofrece. Trabajamos leyendo primero, sin migrar ni modificar lo que ya funciona.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Empezamos por su mayor dolor; a menudo es el Libro de Pago Digital, que su colegio puede usar pronto. De ahí conectamos los demás sistemas, a su ritmo. Sin instalación larga ni interrupción de su operación.
¿Su oficina tiene que aprender algo nuevo?
Muy poco. Mantiene el mismo flujo que ya conoce, y la acompañamos en persona durante todo el proceso.
¿Qué cambia en el día a día de la oficina?
Las mismas tareas, con menos papel y menos filas. Su oficina registra y consulta los pagos en un solo lugar, y el flujo que ya conoce se mantiene.
¿Respetan la autonomía académica del colegio?
Sí. Trabajamos sobre los pagos y la comunicación, nunca sobre la pedagogía, las notas o la promoción. El colegio conserva su autoridad académica y pedagógica (Ley 115, Decreto 1290). Apoyamos, no reemplazamos.
¿Sirve en computadores viejos e internet lento?
Sí. Funciona en el navegador, en celulares y computadores modestos, y está pensado para datos prepago e internet intermitente. Nada que instalar.

Para quien apenas nos conoce

¿En qué consiste?
Es un programa fundador en beta cerrada. La cohorte fundadora entra por aplicación y ayuda a dar forma al producto, sin costos de migración ni de cambio. Pocos colegios a la vez, bien hecho.
¿Cómo se sostiene el programa? ¿Cuál es el negocio de verdad?
Hoy es un programa fundador: lo construimos junto a la cohorte fundadora. El modelo se sostiene con un margen pequeño tomado solo cuando un pago ya se mueve, nunca una factura al colegio, y nunca vendiendo datos.
¿Venden los datos de las familias?
No, nunca. Somos el Encargado por delegación; los datos son del colegio. Venderlos rompería el Acuerdo de Manejo de Datos y la ley.
¿Y más adelante?
Los términos que acordamos con la cohorte fundadora se mantienen. Si en el futuro ofrecemos un servicio pago, será algo claro y aparte; y lo que construimos con su colegio se queda con su colegio.
¿Hay permanencia? ¿Y si queremos parar?
No hay permanencia. Como su colegio conserva todos sus sistemas, no queda «amarrado» a nosotros. Si decide no continuar, sus sistemas siguen intactos y son suyos.
Si el colegio se va, ¿los datos son suyos?
Sí. Sus sistemas siguen intactos y son suyos. Le devolvemos los datos de trabajo en un formato usable y eliminamos nuestra copia.
¿Y si AI4N desaparece o a Paul le pasa algo?
Como el colegio conserva todos sus sistemas y el sistema oficial de su dinero, su operación no se detiene. El puente es la única pieza reemplazable; lo importante sigue siendo suyo.
Tienen un solo colegio. ¿Por qué debería confiar?
Somos jóvenes y lo decimos con honestidad. Lo respalda la experiencia del fundador, una postura honesta y una red de seguridad: como no hay permanencia y usted conserva todo, arriesga poco.

Sus datos · Ley 1581

¿Qué pasa con los datos de las familias?
Su sistema financiero sigue siendo el sistema oficial de su dinero. Nuestro puente se conecta a él y guarda solo los datos de trabajo necesarios, de forma segura y conforme a la Ley 1581. El colegio es el Responsable de los datos; nosotros, el Encargado, por delegación. Usted es el dueño de su información. Vea cómo protegemos los datos →
¿Dónde viven los datos? ¿En un servidor en Estados Unidos?
Son dos tratamientos distintos. Los datos del formulario de este sitio se procesan en Estados Unidos bajo contrato (una transmisión, Decreto 1377 art. 25). Sus datos operativos se tratan en Colombia. Dónde viven los datos →
¿Quién es el Responsable y quién el Encargado?
El colegio decide y es el Responsable del Tratamiento. Nosotros tratamos los datos por su instrucción, como Encargado por delegación, bajo un Acuerdo de Manejo de Datos escrito.
¿Tienen firmado el Acuerdo de Manejo de Datos antes del primer dato?
Sí. Un Acuerdo de Manejo de Datos escrito gobierna el tratamiento antes de tratar cualquier dato, y está disponible a solicitud.
¿Qué datos exactamente guardan?
Solo los datos de trabajo que el puente necesita. El dinero se queda en el sistema financiero y la identidad del estudiante en el sistema académico. Menos datos movidos significa menos que exponer.
¿Cómo consulto, corrijo o elimino la información?
Como Titular puede conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar. Las consultas se atienden en 10 días hábiles y los reclamos en 15. Escriba a Paul Amador: [email protected] · WhatsApp +57 310 723 4478.
¿Cómo protegen la información?
Con medidas administrativas (contratos, acceso mínimo), humanas (un equipo con deber de confidencialidad) y técnicas (cifrado en tránsito y en reposo, trazabilidad). Detalle de seguridad →

Los niños primero · Ley 1098

¿Cómo se captura la autorización del acudiente?
La autorización del representante legal se obtiene previa, expresa e informada, antes de tratar los datos de un menor. La familia elige y puede revocar.
¿Cómo prueban el consentimiento, con fecha y hora?
Cada autorización y elección de canal queda registrada con fecha y hora, de modo que hay evidencia de lo que la familia aceptó.
¿Exponen al menor en los mensajes?
Nunca. Nos dirigimos al acudiente, no al niño, y jamás exponemos o publicamos al menor. Prima el interés superior del menor.
¿Qué protección especial tienen los datos de niños?
Los datos de niños, niñas y adolescentes tienen protección especial (Ley 1098, arts. 6 y 7). Los datos sensibles se tratan solo con autorización explícita y acceso restringido.
¿Quién puede recibir los mensajes del colegio?
El acudiente que el colegio designe. La familia elige el canal y puede darse de baja en cualquier momento.

Cómo le escribimos · Ley 2300

¿En qué horarios nos escriben y cada cuánto?
Diseñamos los recordatorios para respetar los horarios, la frecuencia y los canales que indica la Ley 2300 de 2023, y para incluir siempre una opción de baja. Los avisos antes del vencimiento son informativos.
¿Quién elige el canal: WhatsApp, SMS, correo o llamada?
Usted. La familia autoriza y elige el canal, y puede cambiarlo. La llamada es un canal que se elige aparte.
¿Cómo me doy de baja?
Cada mensaje incluye una opción de baja, y la respetamos siempre.
¿Esto es acoso de cobranza?
No. Tratamos a la familia como consumidora de un servicio: información clara y trato respetuoso. Nunca contactamos referencias, nunca presionamos y nunca preguntamos por qué no pagó.
¿Contactan a mis referencias o exponen al menor?
Nunca. El recordatorio llega solo al acudiente, sobre su propia obligación, y jamás expone al menor.
Si Meta bloquea el WhatsApp del colegio, ¿igual me llega el recordatorio?
Sí. Si un canal falla, el recordatorio igual le llega por otro: SMS, correo o llamada. El colegio no depende de un solo canal.
¿Respetan el Registro de Números Excluidos (RNE)?
Nuestros mensajes son recordatorios de un servicio ya contratado, no la publicidad que regula el RNE. Aun así respetamos el RNE donde aplica y siempre honramos la baja.
¿Por qué me escriben si es una obligación que ya tenía?
Es un aviso de servicio sobre su propia pensión, parecido a un aviso de facturación o de corte, no publicidad. Está pensado para ayudar, con respeto, no para presionar.

Comprobantes y factura · Ley 527

¿Tienen validez los comprobantes y avisos electrónicos?
Sí. Los comprobantes y avisos electrónicos tienen validez como mensajes de datos (Ley 527 de 1999).
¿El comprobante reemplaza la factura?
No. El sistema financiero del colegio emite la factura electrónica (DIAN). Nuestro comprobante confirma el pago y se enlaza con ella; no la reemplaza.
¿Hay trazabilidad de los pagos y avisos?
Sí. Registramos quién consulta o cambia la información y cuándo, de modo que existe un rastro de auditoría.
¿Cómo encaja la facturación electrónica de la DIAN?
El colegio sigue emitiendo su factura electrónica desde su sistema financiero (Resolución DIAN 000165). Nos conectamos a él; no lo reemplazamos. Diseñado para alinearse; el colegio sigue siendo responsable de su facturación.
¿El recordatorio de pago tiene valor legal?
Es un aviso de servicio con validez como mensaje de datos (Ley 527), no un acto de cobro coercitivo. El colegio conserva la autoridad legal sobre su cartera.

Responsabilidad y respaldo

«Diseñado conforme a la ley, no la garantiza.» ¿Eso significa que NO cumplen?
Significa que somos honestos: ningún software garantiza la ley. Esto es lo que SÍ hacemos: diseñar conforme a la Ley 1581, 2300 y 527, firmar un Acuerdo de Manejo de Datos y mantener una postura honesta. El colegio conserva la autoridad legal y sigue siendo el Responsable.
Si una familia se queja a la SIC, ¿responde el colegio solo?
El colegio es el Responsable ante la SIC; nosotros somos el Encargado y respondemos por nuestra parte bajo el Acuerdo de Manejo de Datos. Lo acompañamos, no lo dejamos solo.
¿Tienen presencia o representante en Colombia? ¿A quién acudo?
AI4Colegios es operado por AI4N TECNOLOGÍA S.A.S., una sociedad colombiana con domicilio en Ayapel, Córdoba. El colegio es el Responsable local, y su contacto de datos es Paul Amador: [email protected] · WhatsApp +57 310 723 4478.
¿Quién es el contacto de protección de datos?
Paul Amador: [email protected] · WhatsApp +57 310 723 4478. Consultas en 10 días hábiles, reclamos en 15.
La mensajería pasa por proveedores en EE. UU. ¿Es transmisión o transferencia?
Es una transmisión a Encargados bajo contrato escrito (Decreto 1377 art. 25), no una transferencia internacional (art. 26). La lista de proveedores está en la Política de datos. Política de datos →
¿Qué hacen si hay una brecha o incidente?
Si ocurre un incidente, actuamos para contenerlo y, conforme a la Ley 1581, informamos a quien corresponda. Estamos formalizando el procedimiento a medida que incorporamos colegios.
Si el colegio es una Institución Educativa pública, ¿revisaron el registro en el RNBD?
El colegio (Responsable) registra sus bases ante la SIC (RNBD); nosotros apoyamos la preparación. Nunca registramos por usted.
¿Qué leyes tienen en cuenta?
Protección de datos (Ley 1581 y Decretos 1377/1074/886), menores (Ley 1098), educación (Ley 115, Decreto 1290), ciberseguridad (Ley 1273), comunicación (Ley 2300, Estatuto del Consumidor, Ley 527, y el RNE donde aplica a comunicaciones comerciales) y facturación (Resolución DIAN 000165). Política de datos →

Para el área de sistemas

¿Cómo se conecta técnicamente con SINAI, ClausERP y el banco?
Por los puntos de conexión que cada sistema ofrece (una API o un archivo o exportación segura), leyendo primero. No migramos ni reemplazamos; el sistema del colegio sigue siendo el sistema oficial.
¿Qué acceso necesitan a nuestros sistemas?
El acceso mínimo necesario para el puente, otorgado por el colegio, nunca administrador total. Cada persona ve solo lo que su trabajo necesita.
¿Necesito un área de sistemas para usar esto?
No. Nosotros llevamos la parte técnica. Su oficina usa una pantalla sencilla y la acompañamos en persona.
¿Dónde está alojado y en qué región viven los datos?
Este sitio se entrega desde una red mundial de servidores, y los datos del formulario se procesan en EE. UU. bajo contrato. Sus datos operativos se tratan en Colombia, bajo el Acuerdo.
¿Qué pasa si su servicio o el internet se caen? ¿Se detienen los pagos?
No. Como el sistema financiero sigue siendo el sistema oficial del dinero, su operación no depende de que nosotros estemos en línea; el puente se pone al día después. El colegio nunca queda bloqueado.
¿Cómo protegen los datos técnicamente?
Cifrado en tránsito y en reposo, copias de seguridad cifradas, acceso restringido, trazabilidad y protección de credenciales. Con honestidad: aún no tenemos certificaciones formales como SOC 2 o ISO 27001; estamos en etapa temprana y lo decimos. Detalle de seguridad →
¿Quiénes son sus proveedores tecnológicos (subprocesadores)?
Hoy, para este sitio, los encargados son Cloudflare (alojamiento y almacenamiento del formulario) , Google Workspace (correo de AI4N) y Resend (envío de la notificación del formulario), bajo contrato escrito (una transmisión). Para el producto del colegio, los proveedores de mensajería, correo y pagos también se contratan como Encargados y se publican en la Política de datos cuando un colegio entra en operación. Política de datos →
¿Podemos exportar nuestros datos, y qué tan rápido es el soporte?
Sí. Sus datos son suyos; devolvemos los datos de trabajo a solicitud en un formato usable. El soporte es en español, en persona para los colegios fundadores, por Paul Amador y WhatsApp.
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Por qué es gratis, y qué pasa con sus datos

Programa fundador (gratis)

Es gratis durante el programa fundador. A cambio, su colegio es una de las primeras instituciones de referencia y nos ayuda con un caso de estudio. Los cupos son limitados. Si más adelante hay un servicio pago, será algo claro y aparte, nunca una sorpresa.

Sus datos, en Colombia

Su colegio es el Responsable de los datos; nosotros solo el Encargado. Sus datos operativos se tratan en Colombia. Lo académico, las notas, el PEI y la clase de sus docentes, no se toca.

Si un día nos vamos

No queda amarrado a nosotros. Si dejamos de operar, le devolvemos sus datos en un formato usable y eliminamos nuestra copia. Usted manda sobre su información, siempre.

¿Quiere hablar con nuestro colegio fundador? Con gusto coordinamos una llamada con el rector de la Institución Educativa Diocesano El Rosario.

Sabemos que un colegio tiene una misión formativa, no solo una cartera por cobrar.

Programa fundador

Únase al programa fundador

Complete los datos de su colegio, revise el Acuerdo de Manejo de Datos y fírmelo. Recibirá su copia firmada por correo.

Paso 1 Su colegio
Paso 2 Quién firma, el representante legal
Paso 3 Revise y firme
Acuerdo de Manejo de Datos (PDF)Léalo antes de firmar

Al firmar arriba con su nombre, usted declara que leyó y acepta el Acuerdo de Manejo de Datos. Su firma, con su nombre y la fecha, tiene validez como firma electrónica (Ley 527 de 1999).

Tratamos sus datos conforme a la Ley 1581 de 2012. Política de datos

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